ใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร รวมถึงใบเพิ่มหนี้ตามมาตรา 86/9 และใบลดหนี้ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือได้มีการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ด้วยระบบ e-Tax Invoice by Email

ใบรับหรือใบเสร็จรับเงิน ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร ที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ด้วยวิธีการที่กรมสรรพากรกำหนด

• ส่งเสริมและสนับสนุนนโยบาย Thailand 4.0 และ National e-Payment
• รองรับการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์อย่างครบวงจร
• ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายและการบริหารจัดการของภาครัฐและภาคเอกชน
• ลดการใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษ ช่วยลดภาวะโลกร้อน
• เพิ่มความมั่นใจ ปลอดภัยตามมาตรฐานสากล

• ลดความซ้ำซ้อนและขั้นตอนการดำเนินงาน
• ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร
• สามารถนำข้อมูลไปใช้ประมวลผลต่อในระบบสารสนเทศภายในองค์กรได้ทันที
• ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
• สะดวกและลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสาร

ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือผู้มีหน้าที่ออกใบรับ โดยไม่จำกัดรายได้ จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ที่ต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ส่งให้ผู้เกี่ยวข้อง 2 ส่วน คือ ผู้ซื้อสินค้าและบริการ กับกรมสรรพากร

การใช้ระบบ e-Tax มีความปลอดภัยได้มาตรฐานเป็นไปตามมาตรฐานกรมสรรพากรและสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) ETDA

จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ในรูปแบบ XML File และเลือกส่งให้กรมสรรพากร 3 ช่องทาง คือ Upload, Service Provider และ Host to Host ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ต้องจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ ให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF หรือ PDF/A-3, XML หรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่น ซึ่งต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ก่อนส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

การนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรให้นำส่งข้อมูลเฉพาะในส่วนที่เป็นข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น

ข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อนำส่งให้กรมสรรพากรแล้วจะไม่สามารถทำการยกเลิกได้ ผู้ประกอบการจะต้องจัดทำข้อมูลที่ถูกต้องและดำเนินการส่งข้อมูลอีกครั้ง

• กรณีรับเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เดิมให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
• กรณีรับเป็นกระดาษที่พิมพ์ออกจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการพิมพ์กระดาษออกจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เดิม แล้วส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามที่ตกลงกัน

• ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 77/1(6) แห่งประมวลรัษฎากร หรือมีหน้าที่ออกใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
• มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Certificate) สำหรับนิติบุคคล ที่อยู่ภายใต้การรับรองของผู้ให้บริการออก ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (NRCA) และสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA)
• มีระบบการควบคุมภายในที่ดี สามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ที่จัดทำและนำส่งให้แก่ผู้รับมีความถูกต้องครบถ้วนโดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้
• ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับอนุมัติจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบ e-Tax Invoice by Email

• ศึกษากฎหมาย ระเบียบ และข้อเสนอแนะมาตรฐาน (สพธอ.) ที่เกี่ยวข้อง
• ปรับปรุงระบบคอมพิวเตอร์ของกิจการให้สามารถดำเนินการได้ตามที่กฎหมายกำหนด
• จัดเตรียมใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ที่กรมสรรพากรเห็นชอบ
• จัดเตรียมโปรแกรมลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
• ยื่นคำขอเป็นผู้ประกอบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์

ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority) คือ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority – CA) เพื่อใช้บ่งบอกถึงความมีตัวตนที่แท้จริงในโลกแห่งอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ให้บริการออกใบรับรองจะทำการรับรองข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งรวมถึงกุญแจสาธารณะที่ปรากฏในใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ว่าเป็นของบุคคลนั้นจริง โดยอาศัยเทคโนโลยีที่เรียกว่าเทคโนโลยีโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ (Public Key Infrastructure – PKI)

ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority – CA) คือนิติบุคคล ที่ให้บริการเกี่ยวกับการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เพื่อรับรองตัวตนที่แท้จริงของผู้เป็นเจ้าของใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์นี้จะต้องมีความน่าเชื่อถือ อยู่ภายใต้การรับรองของผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (Thailand National Root Certification Authority หรือ Thailand NRCA) และการกำกับดูแลของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ที่ได้รับการรับรองมาตรฐานสากล Trust Server Principles and Criteria Authority (Web Trust for CAs) ปัจจุบันมีผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่

• บริษัท ไทยดิจิทัล ไอดี จำกัด thaidigitalid.com
• บริษัท อินเทอร์เน็ตประเทศไทย จำกัด (มหาชน) https://ca.inet.co.th

โดยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ต้องจัดเก็บด้วยอุปกรณ์ USB Token หรือ HSM

ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) คือ ข้อมูลดิจิทัลที่แนบมากับข้อความหรือเอกสารดิจิทัลเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อความหรือเอกสารดิจิทัลนั้น และเพื่อระบุตัวตนของผู้ส่ง ลายมือชื่อดิจิทัลใช้อัลกอริทึมการเข้ารหัสเพื่อสร้างลายมือชื่อดิจิทัล ซึ่งจะเชื่อมโยงกับข้อความหรือเอกสารดิจิทัลนั้นอย่างไม่สามารถลบออกได้ ลายมือชื่อดิจิทัลจึงสามารถใช้เพื่อพิสูจน์ว่าข้อความหรือเอกสารดิจิทัลนั้นไม่ได้ถูกแก้ไขและไม่ได้ถูกส่งโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ส่ง

ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ช่วยให้ผู้คนสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ โดยมีประโยชน์ในด้านต่างๆ คือ
1) ใช้เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อความหรือเอกสารดิจิทัล
2) ใช้เพื่อระบุตัวตนของผู้ส่ง
3) ใช้เพื่อป้องกันการปลอมแปลงข้อความหรือเอกสารดิจิทัล
4) ใช้เพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสารดิจิทัล
5) ใช้เพื่อเซ็นสัญญาอิเล็กทรอนิกส์