English
IT, สาระด้านไอที
5 Tips ลดต้นทุนบริษัท ด้วยเทคโนโลยี ช่วยบริหารงานภายในองค์กร
ยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างมาก การลดต้นทุนให้กับองค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งปัจจุบันมีการแข่งขันทางธุรกิจเพิ่มขึ้น ทำให้หลายๆ องค์กรต้องหันมาใช้เทคโนโลยีในการช่วยบริหารงานภายในองค์กร และควบคุมค่าใช้จ่ายด้านต่างๆ
ดังนั้นหากองค์กรไม่ปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัยใหม่ก็อาจเสียเปรียบในการแข่งขันและดำเนินธุรกิจ โดยองค์กรจะต้องเรียนรู้การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ดำเนินงานต่างๆ เพื่อช่วยให้องค์กรดำเนินธุรกิจไปได้ อยากรู้กันแล้วใช่ไหมว่าเทคโนโลยีจะช่วยลดต้นทุนได้อย่างไร ? บทความนี้มีคำตอบ มาดูกัน
1. เทคโนโลยีคลาวด์ (Cloud Technology)
ปัจจุบันเทคโนโลยีคลาวด์ อาจไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่ซะทีเดียว เพราะที่จริงเจ้าตัวเทคโนโลยีคลาวด์เป็นสิ่งที่เราพบเจออยู่บ่อยๆ ในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นตอนที่เราใช้ G-mail เล่น Facebook หรือแม้แต่การสั่งอาหารผ่านเดลิเวอรี่ ซึ่งแอปพลิเคชันเหล่านี้ได้ถูกสร้างบนเทคโนโลยีคลาวด์ โดยใช้งานผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ถูกออกแบบมาให้สามารถอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ เพื่อช่วยบริหารจัดการ และประมวลผลระบบของผู้ให้บริการธุรกิจต่างๆ องค์กรจึงไม่ต้องลงทุนหรือสร้างระบบขึ้นมาเอง ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบขององค์กร
ประโยชน์ของเทคโนโลยีคลาวด์ นอกจากความสามารถในการทำงานที่หลากหลาย การเข้าถึงข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ตได้ง่ายและรวดเร็วแล้ว ในการทำงานต่างๆนั้นยังสามารถเรียกใช้งานผ่านคลาวด์ได้ทุกที่ ทุกเวลา ที่สำคัญช่วยประหยัดเวลาการติดตั้งและดูแลระบบเอง มีความยืดหยุ่นในการทำงาน และลดภาระการจัดการด้านไอทีภายในองค์กรอีกด้วย
เชื่อว่า องค์กรส่วนมากจะเห็นถึงประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีคลาวด์มาช่วยในการดำเนินธุรกิจ และคาดว่าในอนาคตเทคโนโลยีคลาวด์จะยิ่งเข้ามามีบทบาทในธุรกิจเพิ่มมากขึ้น เพื่อตอบโจทย์ธุรกิจของคนรุ่นใหม่ที่เน้นความรวดเร็วและอิสระในการทำงาน
2. เปลี่ยนการทำงานรูปแบบเดิมสู่ระบบดิจิทัล
Digital Transformation เป็นการปรับเปลี่ยนแนวคิดกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับการนำเทคโนโลยีมาใช้ในธุรกิจมากขึ้น ตั้งแต่การกำหนดนโยบาย เป้าหมาย ตลอดจนการดำเนินธุรกิจในด้านต่างๆ รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์ให้กับคนในองค์กร และระบบการปฏิบัติงานอย่างมีระบบ
ระบบดิจิทัลช่วยให้บุคลากรในบริษัทสามารถมุ่งเน้นการทำงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรือการนำนวัตกรรมเข้ามาช่วยสร้างกลยุทธ์ใหม่ๆ มากกว่าการทำงานรูปแบบเดิม ๆ
นอกจากนี้ยังทำให้บุคลากรจากหลายแผนกได้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้ตลอด ไม่ว่าจะอยู่คนละส่วนกันในออฟฟิศหรือคนละที่ก็ตาม และทำให้การวัดผลในการทำงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพอีกด้วย
3. Software ช่วยบริหารงานธุรกิจ
หลายๆองค์กรอาจคิดว่าการลดต้นทุนด้านบุคลากรจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด แต่คุณอาจยังไม่รู้ว่าการเลือกใช้ ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยบริหารธุรกิจนั้นก็เป็นการลดต้นทุนได้เหมือนกัน ทั้งนี้องค์กรก็ต้องมีการวางแผนด้าน ซอฟต์แวร์ให้ดีหรือต้องมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมาช่วยบริหาร เพื่อลดความยุ่งยากและเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด
ในปัจจุบันเรามีซอฟต์แวร์ให้เลือกค่อนข้างหลากหลาย ขึ้นอยู่กับการใช้งานของแต่ละองค์กรว่าธุรกิจที่ดำเนินการนั้นต้องการใช้ในด้านใดบ้าง เช่น การสร้างเว็บไซต์นั้นมีค่าใช้จ่ายและถ้ามีการจ้างพนักงานก็มีเรื่องของเงินเดือนอีก อาจเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมสร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปแบบออนไลน์ที่สะดวกใช้งานง่ายแทน
หรือเรื่องสำคัญอีกหนึ่งเรื่องก็คงหนีไม่พ้นงานด้านบัญชี การเงิน ใบเสนอราคา เหล่านี้เป็นเรื่องที่ค่อนข้างละเอียด ยุ่งยากและจำเป็นต้องมีการจ้างพนักงานโดยเฉพาะ แต่ในปัจจุบันนี้มีโปรแกรมที่ช่วยทำใบแจ้งหนี้และบริการติดตามแบบออนไลน์ที่ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มความคล่องตัวทางธุรกิจมากขึ้น
การใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยในการทำงานเป็นการประหยัดเวลาและบริหารการทำงานได้ดี แม้จะลดต้นทุนค่าใช้จ่ายต่างๆ ออกไปได้บ้าง แต่ในความเป็นจริงเราต้องวิเคราะห์ประเมินค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในองค์กรอย่างถูกต้องและแม่นยำ เพื่อไม่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เพราะจะกลายเป็นเพียงการแก้ปัญหาในระยะสั้นเท่านั้น โดยอาจใช้การวิเคราะห์ด้วยระบบดิจิทัลหรือใช้ควบคู่กับการให้คำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าปัญหาสามารถแก้ในระยะยาวได้จริง
4. การทำงานด้วยเทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation)
ทุกวันนี้โลกของเรามีความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง วิธีการทำงานภายในองค์กรก็เปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัย มีการพัฒนาสิ่งใหม่เพื่อมาทดแทนการทำงานจากเดิมที่ใช้แรงงานคนทำงานเป็นการใช้หุ่นยนต์หรือเทคโนโลยีอื่นๆ แทนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้น
Robotic Process Automation หรือ RPA เทคโนโลยีนี้ทำให้กระบวนทำงานเป็นระบบ โดย RPA เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถทำงานแทนมนุษย์ได้ ข้อดีของมันก็คือช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานของมนุษย์ และลดระยะเวลาทำงานลง ทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพและปริมาณงานมากขึ้น
RPA จะทำงานบนซอฟต์แวร์อื่น ๆ บนคอมพิวเตอร์ หรือใช้งานกับโปรแกรมต่าง ๆ งานที่เหมาะสำหรับนำ RPA มาใช้จะเป็นงานที่ไม่ซับซ้อนมากเกินไป งานประเภท routine ที่มีการทำเป็นประจำทุกวัน เพื่อให้การทำงานรวดเร็วและลื่นไหล
จะเห็นว่าการนำเทคโนโลยี RPA เข้ามาใช้ในการทำงานสามารถช่วยแก้ปัญหาและลดต้นทุนให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี
5. การใช้เทคโนโลยี AI (Artificial Intelligence)
เทคโนโลยี AI หรือที่เรียกกันว่า ปัญญาประดิษฐ์เป็นเทคโนโลยีใหม่ที่กำลังมาแรงในยุคนี้ ถือเป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่จะเข้ามามีบทบาทสำคัญหลากหลายรูปแบบ มีส่วนร่วมในการพัฒนาและปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านธุรกิจ และด้านอุตสาหกรรม
AI เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญในการบริหารธุรกิจ เพราะ AI สามารถประมวลผล เรียนรู้ หรือจดจำในด้านข้อมูลได้เป็นอย่างดี ถูกออกแบบมาให้ใช้งานร่วมกับมนุษย์ได้ด้วยเทคโนโลยีที่ช่วยคิดวิเคราะห์คำสั่งและภาษาทำให้มนุษย์เราสามารถใช้งานและสร้างความสะดวกสบายต่อการดำเนินงาน การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
เทคโนโลยี AI ที่เราคุ้นเคยเป็นอย่างดี การใช้งานผ่าน Google ที่สามารถตอบโต้และพูดคุยกันด้วยเสียงสังเคราะห์ หรือการใช้ Siri ที่ทำให้เราสามารถเข้าถึงข้อมูล งานต่างๆ หรืออีเมลภายในเครื่องของเราได้
จากที่กล่าวมาข้างต้นเป็นเพียงเทคโนโลยีบางส่วนที่ได้หยิบยกมาให้ได้ศึกษากัน เพราะในปัจจุบันมีเทคโนโลยีให้เลือกใช้งานอีกมากมายที่ช่วยลดต้นทุนทางธุรกิจได้ แต่เทคโนโลยีก็ยังเป็นเพียงเครื่องมือที่เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการทำงานเท่านั้น สิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้ คือ การบริหารบุคลากรและระบบการจัดการภายในองค์กรให้ความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ
