ในยุคดิจิทัล ธุรกิจต่างๆ กำลังเปลี่ยนไปใช้โซลูชันอิเล็กทรอนิกส์เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพ หนึ่งในนั้นคือการออกใบกำกับภาษี ซึ่งการเกิดขึ้นของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ปฏิวัติวิธีที่ธุรกิจจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีของตน ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึงข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบกำกับภาษีทั่วไป โดยเน้นที่ประโยชน์และคุณสมบัติของแต่ละแบบ
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ กับ ใบกำกับภาษีทั่วไป แตกต่างกันอย่างไร?
1. คำจำกัดความและลักษณะ
ใบกำกับภาษีทั่วไป
เป็นเอกสารจริงที่พิมพ์บนกระดาษ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะถูกสร้างขึ้นและแลกเปลี่ยนกับลูกค้า ประกอบด้วยรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของธุรกรรม เช่น ข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลผู้ซื้อ รายการสินค้า/บริการ ราคา ภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
เป็นเอกสารดิจิทัลที่สร้างและจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นไปตามรูปแบบมาตรฐาน อาจออกและส่งทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ได้รับอนุญาตหรือระบบออนไลน์ ประกอบด้วยข้อมูลเดียวกันกับใบกำกับภาษีทั้วไปแต่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล
2. ความถูกต้องตามกฎหมาย
ใบกำกับภาษีทั่วไป
มีการใช้กันอย่างแพร่หลายมานานหลายปี และได้รับการยอมรับทางกฎหมาย ในเอกสารต้องมีลายเซ็นและตราประทับจริงเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ใช่ใบกำกับภาษีปลอม ทั้งนี้การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีอาจรวมถึงการเก็บสำเนาที่เป็นกระดาษ ส่งให้หน่วยงานด้านภาษี
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
ได้รับการยอมรับอย่างถูกกฎหมายในหลายประเทศ และอยู่ภายใต้ระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ ข้อบังคับเหล่านี้รับรองความถูกต้องของข้อมูล ความปลอดภัย โดยลายเซ็นดิจิทัลจะใช้เพื่อรับประกันความถูกต้องและความสมบูรณ์ของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
3. การออกใบกำกับภาษีและจัดส่ง
ใบกำกับภาษีทั่วไป
โดยทั่วไปแล้วใบกำกับภาษีทั่วไปจะถูกพิมพ์ ลงนาม และส่งมอบหรือส่งทางไปรษณีย์ให้กับลูกค้า กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการพิมพ์สำเนาหลายชุด การจัดเก็บจริง และการจัดการการกระจายสินค้าและการจัดส่ง อาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดความล่าช้า
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
ถูกสร้างขึ้นและส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ไม่จำเป็นต้องพิมพ์และแจกจ่ายจริง สามารถออกให้กับลูกค้าได้โดยตรงผ่านทางอีเมล การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ช่วยลดงานด้านเอกสาร ประหยัดเวลา และทำให้สามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้ทันที
4. การจัดเก็บและการค้นหา
ใบกำกับภาษีทั่วไป
การจัดเก็บสำเนาใบกำกับภาษีทั่วไปที่จับต้องได้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ธุรกิจต้องจัดสรรพื้นที่จัดเก็บ ใช้ระบบสำหรับเก็บถาวรและค้นหาเอกสารเมื่อจำเป็น กระบวนการนี้อาจยุ่งยากและใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีใบแจ้งหนี้จำนวนมาก
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
ธุรกิจต่างๆ สามารถจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในฐานข้อมูลที่ปลอดภัยหรือแพลตฟอร์มบนคลาวด์ ทำให้เข้าถึงได้ง่ายด้วยการค้นหา ช่วยประหยัดพื้นที่ทางกายภาพ ลดความซับซ้อนในการจัดการเอกสาร และอำนวยความสะดวกในการค้นหาอย่างรวดเร็วเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบหรืออ้างอิง
โดยสรุปแล้วการเปลี่ยนจากใบกำกับภาษีทั่วไปเป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในการจัดการกับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจ แม้ว่าใบกำกับภาษีแบบเดิมจะเป็นสิ่งที่มีมานานแล้ว แต่ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ก็มีข้อดีหลายประการ เช่น ลดงานเอกสาร จัดส่งเร็วขึ้น ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการจัดการเอกสารที่คล่องตัว ในขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง คาดว่าการนำ e-Tax invoice มาใช้จะเพิ่มขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกสบายให้กับธุรกิจทั่วโลก
ที่มา ข้อมูลและภาพจาก คำแนะนำ/คู่มือการใช้งาน : OVERVIEW ภาพรวม การจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ กรมสรรพากร
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ติดต่อ
บริษัท ดีไอทีซี จำกัด ในเครือ บริษัท ธรรมนิติ จํากัด (มหาชน)
ผู้ให้บริการด้านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt อย่างครบวงจร
โทรศัพท์ : 0 2555 0999
LINE : @ditc หรือคลิก https://lin.ee/gztVQxB
Inbox FB : https://m.me/dharmnitiditc
Website : www.ditc.co.th