English
IT, สาระด้านไอที
รู้หรือไม่ ! ปัญหา IT ที่พบบ่อยในองค์กรมีอะไรบ้าง?
เมื่อการทำงานในปัจจุบันมีความเกี่ยวกับข้องกับเทคโนโลยีและระบบต่างๆ สิ่งที่หลายองค์กรต้องเผชิญอยู่คงหนีไม่พ้นปัญหาไอทีด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ใช้งานไม่ได้ , ระบบ Server มีปัญหา หรืออินเทอร์เน็ตช้า ซึ่งปัญหาเหล่านี้ก็มักเกิดขึ้นบ่อยๆ เป็นอุปสรรคสำหรับชาวออฟฟิศอย่างเราๆ ทำให้การทำงานล่าช้า หรือส่งงานไม่ทันก็ยังมี
แล้วจะมีวิธีไหนบ้างที่จะแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ วันนี้เราได้รวบรวมปัญหาส่วนใหญ่ที่องค์กรต้องพบเจอมาฝากกัน
1. ปัญหา Server ทำงานช้า
ปัจจุบันแทบทุกองค์กรมีการใช้งานเซิร์ฟเวอร์เป็นส่วนใหญ่ และต้องพบเจอกับปัญหาที่ตามมาไม่ว่าจะเป็น server ทำงานช้า การ ตั้งค่า Web server หรือ Application Server ไม่เหมาะสม ระบบเครือข่ายมีปัญหา หรืออื่นๆ
ซึ่งการแก้ปัญหาในเรื่องนี้หลักๆ แล้วต้องรู้ว่าความช้าเกิดจากอะไร? ส่วนไหนบ้าง? ตรวจสอบไปในแต่ละจุดว่าจริงๆ แล้วช้าที่ Process ไหน หรือฮาร์ดแวร์ที่ใช้นั้นเต็มประสิทธิภาพแล้วหรือไม่ บางครั้งอาจจะต้องอัปเกรดเพื่อทำให้ปัญหาดีขึ้น แต่ก็ไม่ได้แปลว่าปัญหาตรงนั้นจะหายไป
อย่างหนึ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญคือคนดูแลระบบจะต้องมีความรู้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพื่อให้ง่ายต่อการแก้ไขและติดตามปัญหาส่วนนั้นๆ เพราะการที่เรารู้ปัญหาได้ตรงจุดที่สุดจะทำให้แก้ไขปัญหาได้รวดเร็วที่สุด และไม่ทำให้เกิดปัญหาซ้ำๆ ทั้งนี้ยังก่อให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่างทีม และการทำงานภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
2. บุคลากรด้าน IT ขาดความรู้ความชำนาญ
อีกหนึ่งปัญหาใหญ่สำหรับองค์กรเลยก็คงเป็นเรื่องพนักงานไอทีที่ขาดความรู้ความชำนาญ ปัญหานี้สามารถแบ่งออกได้ 2 กลุ่ม คือ “บุคลากรทางด้าน IT” และ “ผู้ใช้งาน”
ในส่วนของกลุ่ม “บุคลากรทางด้าน IT” นั้น ปัญหามีตั้งแต่การแก้ไขและติดตามปัญหา การออกแบบระบบ และการเลือกอุปกรณ์ต่างๆ มาใช้งาน สิ่งเหล่านี้ส่งผลให้หลายๆ ครั้งองค์กรเองอาจจะไม่ได้สิ่งที่ดีหรือเหมาะสมที่สุด ถ้าบุคลากรด้าน IT ขาดความรู้ความเข้าใจมากพอในการจัดสรร วางแผนบริหารงานด้านไอที
ดังนั้นบุคลากรด้านไอทีจึงต้องศึกษาหาความรู้ เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอด้วยตัวเอง หรือการทดลองใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ เพื่อพัฒนาตัวเอง เพราะเมื่อบุคลากรนั้นมีความเข้าใจปัญหาว่าเกิดจากอะไร สิ่งที่เหมาะสมกับองค์กรเป็นแบบไหน ก็จะทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ในส่วนของ “ผู้ใช้งาน” มีหลากหลายปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเอง ทำให้ผู้ดูแลระบบต้องมาช่วยจัดการให้อยู่ตลอด โดยการแก้ปัญหาอาจมีการจัดอบรมความรู้ด้านไอทีให้กับพนักงานทุกคนเป็นพื้นฐานเบื้องต้น เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาเบื้องต้นได้ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะจัดอบรมให้ครบอย่างทั่วถึง เพราะแต่ละคนมีงานที่ต้องทำ หรือเวลาทำงานไม่ตรงกัน และค่าใช้จ่ายในการจัดอบรมแต่ละครั้งก็ค่อนข้างสูง ทำให้การจัดอบรมไม่เหมาะสมสำหรับบางองค์กร
ทางออกที่จะช่วยลดต้นทุนและได้ทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านไอทีเข้ามาดูแลระบบให้องค์กรอย่างการจ้าง IT Outsource ถือเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์ เพราะบุคลากรในองค์กรจะสามารถทำงานของตัวเองได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาด้าน IT ที่เกิดขึ้นอีกต่อไปด้วย
3. Internet ช้า
ปัญหา Internet ช้าเป็นเรื่องที่พบเจอได้บ่อยๆ โดยเกิดจากระบบเครือข่ายโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นระบบที่ออกแบบมาไม่ดี การใช้อุปกรณ์ไม่มีประสิทธิภาพเนื่องจากงบประมาณหรือการประเมินสเปคผิดพลาด หรือมีการดาวน์โหลดไฟล์เยอะเกินไป
การแก้ไขปัญหา เช่น เลือกซื้อ Server ที่มีประสิทธิภาพ ลดการดาวน์โลหดไฟล์หนักๆ ที่ไม่จำเป็น หากมีปัญหาเครื่องพังให้ลองสลับฮาร์ดดิส ถ้าระบบเริ่มช้าอีกอาจต้องทำการปรับการตั้งค่า
หากแก้เบื้องต้นแล้วยังไม่ได้ผลก็พิจารณาเรื่องการอัปเกรด Hardware ใหม่ โดยยังไม่ต้องซื้อใหม่ทั้งหมด จะประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้เยอะเลย ถ้างบยังเหลือก็ค่อยมองหาอุปกรณ์ใหม่ๆ ที่เข้ามารองรับการใช้งานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ปัญหาในการวางระบบจัดเก็บ และแบ่งปันไฟล์ข้อมูล (File Sharing)
ระบบ File Sharing เป็นระบบที่หลายคนอาจรู้จักดี แต่ในบางองค์กรเจ้าตัวระบบ File Sharing นั้นไม่ได้ถูกนำมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพมากพอสำหรับทุกคนในองค์กร
ปัญหาเหล่านี้เกิดขี้นได้หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นความช้าในการทำงาน การติดไวรัส การเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ที่ต้องมีการกำหนดสิทธิ์ ไฟล์ไม่เป็นระเบียบ สุดท้ายอาจทำให้ File Sharing นั้นเต็มไปด้วยไวรัส หรือไฟล์ผิดกฎหมายต่างๆ
การแก้ปัญหาเบื้องต้นของระบบปฏิบัติการจะมี Software สำหรับทำ File Sharing ของตัวเอง เช่น Microsoft Windows มี File Sharing Service มีการกำหนดสิทธิ์บน Microsoft Active Directory แล้วผูกเข้ากับ File Sharing Service โดยทางผู้ดูแลระบบจะเป็นคนกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้งานเลย
เท่านี้ก็แก้ปัญหาเรื่องระเบียบการเข้าใช้งานไฟล์ รวมถึงป้องกันการแพร่กระจายของไวรัสได้ด้วย หรืออาจจะมีการติดตั้งโปรแกรมแอนตี้ไวรัสเพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับไฟล์
5. ปัญหาด้านคอมพิวเตอร์
ปัญหาด้านคอมพิวเตอร์มีค่อนข้างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ช้า มีเสียงดังผิดปกติ รวมไปถึงปัญหาจอฟ้าที่พบเจออยู่บ่อยๆ
คอมพิวเตอร์ช้าอาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น User ไม่ยอมปิดเครื่องเมื่อไม่ใช้งานเพราะไม่อยากรอบูตเครื่องใหม่ หรือการเปิดโปรแกรมหลายๆ ตัว เปิดหน้าเว็บหลายแท็บ โดยไม่ยอมปิด
นอกจากนี้ยังมีอีกหลายสาเหตุที่ทำให้เหิดปัญหากับคอมพิวเตอร์ แต่ทุกปัญหามีทางแก้เสมอ โดยต้องดูเป็นเคสไปว่าช้าที่ตรงไหน ช้าที่ CPU ไม่พอ หรือการใช้งานหนักเกินสเปคเครื่อง หากหาต้นตอปัญหาได้ตรงจุด การแก้ไขก็เป็นไปได้เสมอ
6. Printer ไม่ทำงาน
ปัญหาที่เกิดขึ้นได้บ่อยไม่แพ้เรื่องอื่นๆ ก็คงเป็นเครื่องปริ้นท์ไม่ทำงาน ปริ้นท์ไม่ออกบ้าง สาเหตุเหล่านี้อาจมาจากการที่เราไม่ได้ใช้เครื่องปริ้นท์เลย หรือระบบมีความขัดข้องจากซอฟต์แวร์บางตัว เช่น Driver หาย ทำให้เครื่องปริ้นท์ไม่สามารถเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน
วิธีการเช็กและแก้ปัญหาเครื่องปริ้นท์ให้กลับมาทำงานได้เป็นปกติ อาจมีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องปริ้นท์พร้อมใช้งานหรือไม่ ในเครื่องมีกระดาษใส่ไว้ไหม หรือหมึกพิมพ์มีเพียงพอสำหรับการใช้งานหรือเปล่า หากตรวจสอบแล้วมีบางจุดไม่พร้อมใช้งาน ก้แก้ไขจุดนั้นได้เลย หรือทำการเปิดปิดเครื่องใหม่เพื่อเคลียร์ความจำ ถือว่าเป็นการล้างเครื่องและรีเซ็ตใหม่ไปในตัว
นอกจากนี้ควรตรวจเช็กสายที่ต่อระหว่างเครื่องปริ้นท์เตอร์กับคอมพิวเตอร์ให้พร้อมใช้งานเสมอ สำหรับบางองค์กรอาจมีการสั่งปริ้นผ่านสัญญาณอินเทอร์เน็ตก็ต้องตรวจสอบ เช็กระบบอินเทอร์เน็ตภายในองค์กรให้พร้อมใช้งาน เพื่อให้การใช้งานมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ปัญหาเหล่านี้มันมีวิธีแก้ไขหลายรูปแบบ บางอย่างเราสามารถแก้ไขได้เอง แต่บางปัญหาก็ถือว่าเกินกำลังความสามารถ ต้องให้ผู้ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญเข้ามาแก้ไขในปัญหาที่เกิดขึ้น ดังนั้นการวางแผนหรือการจัดสรรบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเข้ามาทำงานหรือดูแลระบบให้กับองค์กรนั้น ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม
