“เทคโนโลยี” ตัวช่วยเตรียมพร้อมออฟฟิศ เมื่อสิ้นสุดช่วง Work from Home

ออฟฟิศที่ไร้บรรยากาศของการทำงาน ถูกทิ้งไว้ว่างเปล่านานหลายเดือนในช่วงพนักงานทำงานที่บ้านหรือ Work from Home นอกจากจะทำให้บรรยากาศที่เคยคึกคักเต็มไปด้วยเสียงของผู้คนที่มีชีวิตชีวากลับกลายเงียบเหงา อุปกรณ์ เครื่องมือ รวมถึงระบบต่างๆ ที่ใช้สำหรับการทำงานก็อาจถูกทิ้งหรือปรับเปลี่ยนให้เอื้อต่อการทำงานนอกออฟฟิศ

และเมื่อสถานการณ์คลี่คลายก็คงถึงเวลาที่ออฟฟิศจะถูกนำกลับมาใช้งานอีกครั้ง ทำให้การเตรียมความพร้อมอุปกรณ์ และระบบต่างๆ ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม จะมีอะไรควรทำก่อนและหลังบ้างนั้น ตามไปดูกันครับ

1. เลือกใช้เทคโนโลยีช่วยปรับออฟฟิศปลอดเชื้อ

การประกาศคลายล็อกดาวน์นั้น แม้จะทำให้ออฟฟิศหลายแห่งเปิดตึกใช้งานตามปกติ และให้พนักงานกลับมาเข้าออฟฟิศเหมือนเดิม แต่ก็ใช่ว่าสถานการณ์การระบาดของโควิด-19 จะหายไปแบบ 100% ดังนั้นเพื่อป้องกันการระบาดจนเป็นคลัสเตอร์ใหม่ภายในออฟฟิศ นอกจากเคร่งครัดต่อการรักษาระยะห่างและความสะอาดแล้ว ควรนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อช่วยลดการสัมผัสใกล้ชิดก็ถือเป็นการลดความเสี่ยงได้อีกทางหนึ่ง

การนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อลดการใกล้ชิดหรือสัมผัสพื้นที่จุดเสี่ยงต่างๆ จึงกลายเป็นส่วนสำคัญที่หลายองค์กรให้ความสนใจ ลองมาดูกันว่ามีอะไรบ้างที่จะช่วยให้ออฟฟิศปลอดเชื้อและลดโอกาสแพร่เชื้อมากที่สุด

• ใช้เทคโนโลยีจดจำใบหน้า สำหรับการยืนยันตัวตนของพนักงานแต่ละคนเมื่อจะเข้าออกพื้นที่

หากออฟฟิศไหนมีเครื่องกั้นทางเข้าออก ควรตั้งเป็นระบบเปิด-ปิดอัตโนมัติ เมื่อยืนยันใบหน้าผ่านแล้ว นอกจากนี้ยังควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์สำหรับบันทึกเวลาเข้าออกงานแทนการสแกนนิ้วหรือแตะบัตรพนักงานที่เครื่อง โดยพนักงานไม่ต้องแตะหรือสัมผัสอะไรเลย

• ปรับลิฟต์เป็นแบบระบบสั่งการด้วยเสียง

วิธีสั่งการด้วยเสียงก็เพื่อลดการสัมผัสปุ่มกด หรือหากเปลี่ยนแปลงไม่ได้ก็ต้องมีอุปกรณ์สำหรับใช้กดปุ่มลิฟต์เพื่อป้องกันการสัมผัสโดยตรง รวมถึงมีอุปกรณ์ฆ่าเชื้อต่างๆ ติดตั้งไว้ทั้งในและนอกลิฟต์ ที่สำคัญคือการจำกัดจำนวนคนใช้ลิฟต์แต่ละรอบเพื่อลดความแออัด

• ใช้ซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันสำหรับการประชุมออนไลน์

เมื่อมีประชุมกับบุคคลภายนอกในสถานการณ์ที่ยังไม่ปกติเต็ม 100% ควรเลือกใช้การประชุมออนไลน์เพื่อลดความเสี่ยงจากการเดินทางและพบคนอื่นๆ ส่วนบุคคลภายในหากต้องประชุมแบบพบหน้าจะต้องยึดมาตรการเว้นระยะห่างอย่างเคร่งครัด

• ใช้ประตูระบบเซนเซอร์

การแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้ผู้คนเลี่ยงที่จะจับหรือสัมผัสสิ่งรอบตัวมากที่สุด โดยเฉพาะในจุดสัมผัสร่วมอย่างประตูจุดต่างๆ ในอาคาร ดังนั้นเพื่อลดการสัมผัสที่มือจับประตู ควรปรับประตูที่ใช้งานเป็นระบบเซนเซอร์ให้เปิด-ปิดได้อัตโนมัติ จะช่วยลดการแพร่และรับเชื้อโรคได้อย่างดี แต่หากปรับเปลี่ยนยากหรืองบประมาณไม่พอให้เพิ่มความถี่ในการทำความสะอาดฆ่าเชื้อแทน

• ปรับส่วนต่างๆ ในห้องน้ำให้ทำงานด้วยระบบเซนเซอร์

การจัดการให้พนักงานใช้ห้องน้ำภายในออฟฟิศอย่างปลอดภัย สิ่งสำคัญคือการเลี่ยงสัมผัสโดยตรงกับทุกส่วนในพื้นที่ห้องน้ำด้วยการใช้อุปกรณ์ที่ทำงานโดยอัตโนมัติและมีระบบเซนเซอร์ตรวจจับความเคลื่อนไหวเข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็น ก๊อกน้ำระบบเซ็นเซอร์ เครื่องจ่ายสบู่อัตโนมัติ สุขภัณฑ์อัตโนมัติ และฝารองนั่งอัตโนมัติ ซึ่งนวัตกรรมเหล่านี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งานห้องน้ำ พร้อมเพิ่มความสะอาด ทำให้ผู้ใช้งานมีความสบายใจและมั่นใจในความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

2. ดูแลอุปกรณ์เครื่องมือไอทีและเน็ตเวิร์กให้ใช้งานอย่างไหลลื่น

การให้พนักงานทำงานที่บ้านหรือ Work from Home ทำให้ต้องมีการเซ็ตอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อรองรับการใช้งานให้เป็นไปอย่างราบรื่นมากที่สุด และเมื่อพนักงานต้องกลับเข้าออฟฟิศอีกครั้ง ก็ต้องมีการจัดการอุปกรณ์ไอทีและเน็ตเวิร์กต่างๆ ให้กลับมาใช้งานได้เป็นปกติ โดยมีส่วนต่างๆ ที่ต้องเตรียมการดังนี้

• เช็กคอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊ก

อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ถือเป็นเครื่องมือสำคัญของคนทำงานออฟฟิศ โดยในช่วง Work from Home พนักงานได้นำอุปกรณ์ดังกล่าวกลับบ้าน และอาจได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันต่างๆ เพื่อรองรับการทำงานให้คล่องตัวมากที่สุด และนั่นก็มีโอกาสเสี่ยงสูงที่บางเครื่องจะถูกเล่นงานจากไวรัสหรือการโจรกรรมต่างๆ

ดังนั้นเมื่อพนักงานกลับเข้ามาทำงานตามปกติ ควรมีการตรวจเช็กความปลอดภัยของอุปกรณ์ รวมถึงกำหนดสิทธิ์การใช้งานโปรแกรมและการเข้าถึงเว็บไซต์และข้อมูลต่างๆ เพื่อความปลอดภัย

• ตรวจสอบและอัปเดตโปรแกรมต่างๆ

เมื่อพนักงานนำอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊กกลับเข้ามาใช้ที่ออฟฟิศหลังจบ Work from Home ควรมีทีมไอทีที่เข้าตรวจสอบและอัปเดตโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ต่างๆ ในเครื่องเพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างปกติและปลอดภัย หากตรวจพบว่ามีโปรแกรมแปลกปลอมหรือมีโปรแกรมละเมิดลิขสิทธิ์ต่างๆ ถูกติดตั้งลงเครื่องไว้ เจ้าหน้าที่ไอทีควรดำเนินการลบออกและปรับเซ็ตโปรแกรมต่างๆ ให้มีตามสิทธิ์การใช้งานของพนักงานแต่ละคน

• เซ็ตอุปกรณ์เน็ตเวิร์กต่างๆ

อุปกรณ์และระบบเน็ตเวิร์กควรถูกเซ็ตไว้ให้พร้อมสำหรับการใช้งานร่วมกันหลายๆ คนอย่างไม่สะดุด ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานอินเทอร์เน็ต ปริ้นเตอร์ สแกนเนอร์ รวมถึงระบบเซิร์ฟเวอร์ต่างๆ

• ใช้งานระบบคลาวด์อย่างมีประสิทธิภาพ

มาตรการลดการแพร่ระบาดของโควิด-19 โดยการให้พนักงาน Work from Home  ทำให้หลายองค์กรหันมาใช้งานระบบคลาวด์มากขึ้น ซึ่งถือว่าเป็นประโยชน์และตอบโจทย์ในด้านของความพร้อมในการใช้งานที่สามารถตอบสนองต่อปัญหาต่างๆ และการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานในปัจจุบันได้อย่างทันท่วงที มีขนาดของพื้นที่ที่ยืดหยุ่น มีความปลอดภัย และสามารถเข้าถึงได้แม้ระยะทางไกล

สำหรับองค์กรที่เตรียมพร้อม ศึกษาข้อมูล จัดการการใช้งานและการเข้าถึงอย่างเป็นระบบก็จะช่วยให้เกิดการใช้งานได้อย่างคุ้มค่า สมกับค่าบริการที่จ่ายไป แต่สำหรับบางองค์กรที่นำระบบคลาวด์มาใช้อย่างเร่งด่วนเพื่อรับมือโควิด-19 หรือองค์กรที่กำลังจะเริ่มต้นใช้งาน ควรให้ความสำคัญกับการศึกษาข้อมูลและหาผู้ช่วยด้านไอทีที่เชี่ยวชาญช่วยคิดช่วยวางแผนและเลือกระบบคลาวด์ที่เหมาะสมกับองค์กรมาใช้งาน รวมทั้งยังต้องจัดการการเข้าถึงของพนักงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างคุ้มค่าในระยะยาว

• จัดการช่องทางสื่อสาร

เปลี่ยนเบอร์ติดต่อและช่องทางสื่อสารต่างๆ ให้สามารถกลับมาใช้เบอร์ออฟฟิศได้ตามปกติ พร้อมแจ้งลูกค้าและผู้ติดต่อภายนอกทราบ

3. บริหารจัดการงานบัญชีด้วยโปรแกรมบัญชีแบบ On Cloud

ในยุคสมัยที่มีการเปลี่ยนแปลงส่งผลให้ความต้องการของผู้บริโภค รูปแบบการทำงาน และการให้บริการต่างๆ เปลี่ยนไป การทำงานแบบที่ต้องส่งเอกสารหรืออนุมัติงานในรูปแบบกระดาษ การประชุมแบบพบปะหน้าตา และพนักงานต้องเข้าออฟฟิศทุกวันนั้นอาจไม่ใช่คำตอบที่ใช่ แต่กลับกลายเป็นทุกอย่างต้องสามารถเชื่อมต่อได้อย่างทันท่วงที และทุกคนสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Work from Anywhere)

ดังนั้นในส่วนของงานบัญชีเองก็ถึงเวลาต้องปรับตัวและเปลี่ยนแปลง โดยควรมองหาโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีความทันสมัย มีเครื่องมือและฟังก์ชันการใช้งานครบครันตอบรับทุกรูปแบบงาน และช่วยสร้างเอกสารทางบัญชีต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ระบบเช็ค ระบบสินทรัพย์ รายงานการขาย ใบวางบิล การจ่ายเงินเดือนและเอกสารต่างๆ ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถจัดการได้แบบออนไลน์

การเก็บไฟล์งานแบบ On Cloud จะช่วยให้ทีมสามารถเชื่อมต่องานและเข้าถึงไฟล์จากที่ไหนก็ได้ ซึ่งข้อดีคือทำให้งานดำเนินไปอย่างรวดเร็ว และทำให้องค์กรพร้อมรับหากมีเหตุการณ์วิกฤตต่างๆ เกิดขึ้นจนไม่สามารถเข้าออฟฟิศได้อีก โดยงานบัญชีจะยังสามารถดำเนินการได้อย่างไม่สะดุด และไม่กระทบต่อกระบวนการทำงานในภาพรวม

การเตรียมพร้อมออฟฟิศอย่างครอบคลุมหลังพนักงานสิ้นสุดช่วง Work from Home เพื่อให้เกิดความปลอดภัยและลดปัญหาการแพร่ระบาดของ Covid-19 นั้น นอกจากการเตรียมการในด้านต่างๆ ข้างต้นแล้ว อีกส่วนหนึ่งที่หลายองค์กรควรให้ความสำคัญคือการปรับเปลี่ยนการบริหารจัดการงานส่วนไอที โดยเริ่มมองหาบริการ IT Outsource ที่มีความเชี่ยวชาญและรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ทั้งสังคม ข่าวสารเทคโนโลยี และรูปแบบการทำงาน ปิดปัญหางานไอทีได้อย่างรวดเร็ว เพราะมีทีมงานที่พร้อมซัพพอร์ตจำนวนมาก ที่สำคัญยังช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย แต่ได้งานที่ตอบโจทย์และครอบคลุมมากขึ้นอีกด้วย

เมธวัจน์ วงศ์วรีย์กร
ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบคอมพิวเตอร์และเน็ทเวิร์ค
ประสบการณ์มากกว่า 10 ปี