5 สูตรลับ! เปลี่ยนการประชุมให้เป็นโอกาสสร้างรายได้

เบื่อไหม? กับการประชุมที่ยืดเยื้อ หาทางจบไม่ลง…ทั้งๆ ที่การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และถ้าเป็นการประชุมกับลูกค้าก็ยิ่งถือเป็นโอกาสสำคัญในการสร้างความประทับใจและปิดการขายได้สำเร็จ หากปล่อยให้กินเวลายาวนานเกินไปก็อาจทำให้พลาดโอกาสไปได้ ในบทความนี้จึงมี 5 เทคนิคที่จะช่วยให้การประชุมกับลูกค้ากลายเป็นโอกาสทอง ทำให้ลูกค้ารู้สึกประทับใจและมั่นใจในการทำงานร่วมกับเรา พร้อมเผยไอเทมลับ Dpod ห้องทำงานเก็บเสียง ที่จะช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นไม่มีสะดุด

5 เทคนิคพลิกการประชุมเป็นโอกาสทอง

1. เตรียมตัวให้พร้อม รู้จักลูกค้าและวัตถุประสงค์

• ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุม โดยก่อนอื่นเลย เราต้องรู้ก่อนว่าเราอยากได้อะไรจากการประชุมครั้งนี้? อยากนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่? อยากเจรจาต่อรอง หรืออยากสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า? เมื่อรู้เป้าหมายแล้ว การวางแผนก็จะง่ายขึ้น
• ศึกษาข้อมูลลูกค้าให้ละเอียด ลองนึกภาพว่าเราไปเดทกับคนที่ไม่รู้จักอะไรเลย มันจะอึดอัดแค่ไหน? การประชุมก็เหมือนกัน เราต้องศึกษาข้อมูลลูกค้าให้ดี ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจของลูกค้า ปัญหาที่ลูกค้ากำลังเผชิญ หรือเป้าหมายที่ลูกค้าต้องการ การมีข้อมูลที่ถูกต้องและละเอียดจะทำให้การนำเสนอตรงจุด และสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเต็มที่
• การเตรียมสไลด์หรือเอกสารประกอบการประชุมที่มีความชัดเจนและเน้นย้ำประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นเอกสารนำเสนอ ตัวอย่างผลิตภัณฑ์ หรือสื่อการนำเสนออื่นๆ ควรเตรียมให้พร้อมและตรวจสอบความถูกต้องให้รอบคอบ เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม

2. เลือกสถานที่ประชุมที่เหมาะสม บรรยากาศที่ดีช่วยสร้างความประทับใจ

บรรยากาศของสถานที่ประชุมมีผลต่อความรู้สึกของลูกค้า สถานที่ประชุมที่ไม่อำนวย ไม่ว่าจะเป็นเสียงรบกวนจากภายนอก สภาพแวดล้อมที่ไม่เหมาะสม หรือความไม่สะดวกสบายในการนั่งประชุม อาจทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่ประทับใจและมีผลกระทบต่อการตัดสินใจเลือกใช้บริการหรือผลิตภัณฑ์ของเรา

อย่างไรก็ตาม หากสถานที่ประชุมมีข้อจำกัด เช่น เสียงรบกวน หรือพื้นที่จำกัด การเลือกใช้ Dpod ห้องทำงานเก็บเสียง สามารถช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ Dpod เป็นห้องทำงานเก็บเสียงที่ออกแบบมาเพื่อการประชุมที่ต้องการความเป็นส่วนตัวและเงียบสงบ ด้วยวัสดุคุณภาพสูงที่ใช้ในการผลิต ทำให้ภายในเงียบสงบและช่วยเสริมสมาธิในการประชุม ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสถานที่ที่มีเสียงดังหรือพื้นที่จำกัด เมื่อคุณเข้าไปใน Dpod ห้องทำงานเก็บเสียง คุณจะสัมผัสได้ถึงความเงียบสงบที่ช่วยให้คุณสามารถโฟกัสกับการสนทนาและการตัดสินใจได้มากขึ้น ไม่เพียงแต่คุณจะรู้สึกสบายและผ่อนคลาย แต่ลูกค้าก็จะรู้สึกถึงความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในรายละเอียดของคุณด้วย

3. ใช้เครื่องมือและโปรแกรมสำหรับการประชุมยุคใหม่

ในโลกที่การทำงานร่วมกันข้ามพรมแดนเป็นเรื่องปกติ การประชุมกลายเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานแบบทีมและการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์ต่างประเทศ การเลือกใช้เครื่องมือและโปรแกรมที่เหมาะสมสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดปัญหาที่เกิดขึ้นในการประชุมได้อย่างมาก นี่คือเครื่องมือและโปรแกรมที่จำเป็นสำหรับการประชุมในยุคปัจจุบัน

• Zoom โปรแกรมประชุมออนไลน์ยอดนิยม มีฟีเจอร์ครบครัน ทั้งการประชุมวิดีโอ การแชร์หน้าจอ และการบันทึกการประชุมที่สามารถบันทึกเสียงและวิดีโอ นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์แปลงเสียงเป็นข้อความอัตโนมัติ ทำให้การทบทวนการประชุมสะดวกยิ่งขึ้น
• Microsoft Teams ออกแบบมาเพื่อการทำงานเป็นทีม มีฟีเจอร์บันทึกการประชุมที่สามารถเก็บบันทึกเสียง วิดีโอ และการแชท พร้อมแปลงเป็นข้อความแชทแบบเรียลไทม์ ทำให้การประชุมข้ามภาษาเป็นไปได้อย่างราบรื่น และสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่น ๆ ของ Microsoft Office ได้อย่างลงตัว
• Google Calendar โปรแกรมจัดการนัดหมายที่ได้รับความนิยมสูง สามารถเชื่อมต่อกับบัญชี Google อื่น ๆ ทำให้การนัดหมายการประชุมและการเชิญผู้เข้าร่วมเป็นเรื่องง่าย พร้อมทั้งมีการแจ้งเตือนและจัดการเวลาว่างของทีมโดยอัตโนมัติ
• Otter.ai และ Notta.ai เครื่องมือ AI สำหรับการถอดเสียงและแปลภาษาหลายภาษา เหมาะสำหรับการประชุมข้ามวัฒนธรรม Otter.ai สามารถค้นหาข้อมูลจากบันทึกการประชุมได้อย่างรวดเร็ว ส่วน Notta.ai เน้นการสรุปเนื้อหาจากไฟล์เสียงหรือวิดีโอ และสร้างไฮไลต์สำคัญของการประชุม
• Notion เครื่องมือที่ยืดหยุ่นสำหรับการจดบันทึกและสรุปประเด็นจากการประชุม เหมาะสำหรับการจัดการงานในทีม สามารถสร้างหน้าบันทึกการประชุมที่เป็นระบบ เพิ่มเช็กลิสต์ การเชื่อมโยงไฟล์ และการแชร์บันทึกให้กับสมาชิกในทีม พร้อมฟีเจอร์การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

4. สื่อสารอย่างชัดเจน ตรงประเด็น และฟังความต้องการของลูกค้า

การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารที่ดีไม่เพียงแต่ทำให้ข้อมูลชัดเจนและเข้าใจง่าย แต่ยังช่วยสร้างความเชื่อมั่นและความเข้าใจที่ดีระหว่างคุณกับลูกค้า นี่คือแนวทางในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและการฟังความต้องการของลูกค้า

• สื่อสารให้ชัดเจนและตรงประเด็น การพูดให้ชัดเจนและตรงประเด็นช่วยให้ลูกค้าเข้าใจสาระสำคัญและเห็นภาพรวมของสิ่งที่คุณนำเสนอได้ดียิ่งขึ้น ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เทคนิคที่ซับซ้อนหรือยาวเกินไป เพราะอาจทำให้ลูกค้ารู้สึกสับสนและไม่สามารถติดตามได้อย่างเต็มที่ พยายามอธิบายให้สั้น กระชับ และตรงไปตรงมา การใช้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมช่วยให้การสื่อสารมีความหมายและชัดเจนยิ่งขึ้น
• ใช้ตัวช่วยในการนำเสนอ การใช้ภาพประกอบหรือสไลด์ที่สื่อถึงข้อมูลที่สำคัญช่วยให้สารที่ต้องการสื่อสารสามารถเข้าถึงลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและชัดเจน ภาพประกอบหรือกราฟิกสามารถช่วยอธิบายข้อมูลที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้นและช่วยให้การนำเสนอเป็นที่น่าจดจำ นอกจากนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพประกอบหรือสไลด์มีความคมชัดและมีการจัดระเบียบที่ดี เพื่อให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพสูงสุด
• ฟังและทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้า การฟังอย่างตั้งใจเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้เข้าใจปัญหา ความต้องการ และข้อกังวลของลูกค้า การฟังไม่ใช่เพียงแค่การได้ยินคำพูด แต่ยังหมายถึงการเข้าใจและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างตรงจุด การตั้งใจฟังช่วยให้คุณสามารถตอบคำถามและข้อกังวลของลูกค้าได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
• ตั้งคำถามเพื่อยืนยันความเข้าใจ การตั้งคำถามเพื่อยืนยันความเข้าใจจะช่วยให้คุณตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับและค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจยังไม่ชัดเจน คำถามเช่น “ท่านต้องการข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนไหน?” หรือ “ท่านมีข้อสงสัยเพิ่มเติมหรือไม่?” ช่วยให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณใส่ใจและพร้อมที่จะปรับปรุงหรือเพิ่มเติมข้อมูลตามความต้องการของพวกเขา
• สร้างความประทับใจและเชื่อมั่น การสื่อสารและการฟังที่ดีไม่เพียงแต่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยสร้างความประทับใจและเชื่อมั่นให้กับลูกค้า การแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจในสิ่งที่ลูกค้าพูดและพร้อมที่จะปรับปรุงตามข้อเสนอแนะของพวกเขาช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของการประชุม 

5. การปิดการประชุมอย่างมืออาชีพ ติดตามผลและย้ำความมั่นใจ

การปิดการประชุมอย่างมืออาชีพมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าการเริ่มต้นการประชุม การสรุปประเด็นสำคัญและการติดตามผลเป็นสิ่งที่สามารถสร้างความมั่นใจและความประทับใจให้กับลูกค้าได้อย่างมาก ต่อไปนี้เป็นวิธีการที่ช่วยให้การปิดการประชุมของคุณมีประสิทธิภาพ

• สรุปประเด็นสำคัญ เมื่อการประชุมใกล้จะจบลง ควรสรุปประเด็นหลักที่ได้พูดคุยกัน เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน สิ่งนี้ช่วยลดความสับสนและทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าขั้นตอนถัดไปคืออะไร เช่น สรุปการตัดสินใจที่ทำในการประชุม ข้อตกลงที่บรรลุร่วมกัน และแผนปฏิบัติการที่ตกลงกัน
• ย้ำถึงประโยชน์ ก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุด ควรเน้นย้ำถึงประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับจากบริการหรือสินค้าของคุณ การทำเช่นนี้ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจและทำให้ลูกค้ารู้สึกถึงคุณค่าที่จะได้รับจากการตัดสินใจทำงานร่วมกับคุณ
• การติดตามผล หลังจากการประชุมเสร็จสิ้น ควรติดตามผลอย่างรวดเร็ว การส่งอีเมลหรือโทรศัพท์เพื่อตรวจสอบความเห็นและข้อสงสัยที่อาจเกิดขึ้น เป็นการแสดงความมุ่งมั่นในการให้บริการและแสดงถึงความสนใจในความพึงพอใจของลูกค้า การติดตามผลยังช่วยให้คุณมีโอกาสแก้ไขปัญหาหรือข้อสงสัยที่อาจเกิดขึ้น
• การติดตามและการตอบกลับ การติดตามผลอย่างต่อเนื่องช่วยให้ลูกค้ารู้สึกว่าพวกเขาได้รับการดูแลอย่างดีและสามารถเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือเช่นระบบ CRM (Customer Relationship Management) เพื่อจัดการและติดตามผลการประชุมได้อย่างมีระเบียบ

การประชุมที่ดีไม่ใช่แค่การถ่ายทอดข้อมูล แต่ยังเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า การใช้เทคนิคทั้ง 5 ข้อ เช่น การเตรียมตัวที่ดี การเลือกสถานที่ที่เหมาะสม การสื่อสารที่ชัดเจน และการเลือกใช้เครื่องมือที่ครบถ้วน จะช่วยให้การประชุมราบรื่นและสร้างความประทับใจได้อย่างมาก