การจ้าง IT Outsource เป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการประหยัดค่าใช้จ่ายและยกระดับประสิทธิภาพด้าน IT แต่การจะตัดสินใจจ้างนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย CEO ควรศึกษาข้อมูลอย่างรอบคอบและพิจารณาปัจจัยหลายอย่าง เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับบริการที่มีคุณภาพและคุ้มค่ากับการลงทุน บทความนี้ DiTC ได้รวบรวม 10 Checklists ที่ CEO ควรรู้เกี่ยวกับ IT Outsource มาฝาก เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจจ้าง IT Outsource ให้กับองค์กรของคุณ
สรุปประเด็นเนื้อหา
- ความต้องการขององค์กร
- เปรียบเทียบราคาและบริการของบริษัท IT Outsource ต่างๆ
- ตรวจสอบประสบการณ์และผลงานของบริษัท IT Outsource
- ขอดูสัญญาจ้างของบริษัท IT Outsource
- กำหนดบทบาทและหน้าที่ของพนักงาน IT ประจำองค์กร
- จัดเตรียมข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นให้กับบริษัท IT Outsource
- ความยืดหยุ่นสำหรับการปรับเปลี่ยนบริการ
- ความพร้อมในการตอบสนองต่อปัญหา
- นโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัท IT Outsource
- เตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง
10 Checklists ที่ CEO ควรรู้เกี่ยวกับบริการ IT Outsource
สำหรับ CEO หรือผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่กำลังพิจารณาจ้างบริการ IT Outsource ควรพิจารณาเช็กลิสต์(checklists)ต่อไปนี้ก่อนตัดสินใจ เพื่อให้ได้บริการที่ตรงกับความต้องการและมีประสิทธิภาพสูงสุด
1. ความต้องการขององค์กร
สิ่งแรกที่ CEO ควรทำคือ พิจารณาความต้องการด้าน IT ว่าต้องการจ้างบริษัท IT Outsource มาดูแลงานด้านไหนบ้าง เช่น การดูแลระบบเครือข่าย การดูแลระบบฐานข้อมูล การดูแลระบบความปลอดภัย การพัฒนาซอฟต์แวร์ นอกจากนี้ CEO ควรกำหนดงบประมาณและระยะเวลาในการจ้างบริษัท IT Outsource อย่างชัดเจน
2. เปรียบเทียบราคาและบริการของบริษัท IT Outsource ต่างๆ
ปัจจุบันมีบริษัท IT Outsource มากมายให้บริการอยู่ ดังนั้น CEO ควรเปรียบเทียบราคาและบริการของบริษัทต่างๆ หลายแห่ง เพื่อหาบริษัทที่ตรงกับความต้องการและงบประมาณมากที่สุด นอกจากนี้ CEO ควรพิจารณาความน่าเชื่อถือของบริษัท IT Outsource ประกอบการตัดสินใจด้วย
3. ตรวจสอบประสบการณ์และผลงานของบริษัท IT Outsource
CEO ควรตรวจสอบประสบการณ์และผลงานของบริษัท IT Outsource ที่ผ่านมาว่ามีความเชี่ยวชาญในงานด้านใดบ้าง และเคยให้บริการกับองค์กรใดบ้าง นอกจากนี้ CEO ควรขอคำปรึกษาจากลูกค้าของบริษัท IT Outsource ที่เคยใช้บริการ เพื่อดูว่ามีความพึงพอใจกับบริการของบริษัทหรือไม่
4. ขอดูสัญญาจ้างของบริษัท IT Outsource
ก่อนตัดสินใจจ้างบริษัท IT Outsource นั้น CEO ควรขอดูสัญญาจ้างของบริษัท IT Outsource เพื่อตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ เช่น ขอบเขตงาน ราคา ระยะเวลาการจ้าง เงื่อนไขการยกเลิกสัญญา
5. กำหนดบทบาทและหน้าที่ของพนักงาน IT ประจำองค์กร
สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน IT ประจำอยู่แล้ว และต้องการใช้บริการ IT Outsource เพิ่ม สิ่งแรกที่ควรทำคือการแบ่งบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน IT ประจำให้ชัดเจนก่อน เพราะแม้บริษัท IT Outsource จะเข้ามาดูแลระบบ IT ขององค์กร แต่พนักงาน IT ประจำก็ยังมีบทบาทสำคัญในการประสานงานกับบริษัท IT Outsource ดังนั้น CEO ควรกำหนดบทบาทและหน้าที่ของพนักงาน IT ประจำให้ชัดเจน เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
6. จัดเตรียมข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นให้กับบริษัท IT Outsource
บริษัท IT Outsource ที่จะเข้ามาดูแลระบบไอที อาจขอข้อมูลและเอกสารต่างๆ จากองค์กร เช่น ข้อมูลระบบ IT คู่มือการใช้งานระบบ IT รวมถึงข้อมูลลักษณะการใช้งาน IT ในภาพรวม ดังนั้น CEO ควรจัดเตรียมข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นให้กับบริษัท IT Outsource ให้พร้อม
7. ความยืดหยุ่นสำหรับการปรับเปลี่ยนบริการ
ควรตรวจสอบความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนบริการของบริษัท IT Outsource ว่าสามารถปรับเปลี่ยนบริการได้ตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรหรือไม่
8. ความพร้อมในการตอบสนองต่อปัญหา
ควรตรวจสอบความพร้อมในการตอบสนองต่อปัญหาของบริษัท IT Outsource ว่าสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพหรือไม่ รวมถึงมีแผนสำรองสำหรับแต่ละปัญหาหรือไม่
9. นโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัท IT Outsource
ข้อกำหนดกฎหมายในปัจจุบันให้ความสำคัญกับการดูแลและรักษาข้อมูลส่วนบุคคล โดยเฉพาะองค์กรที่มีข้อมูลลูกค้าต้องเก็บรักษาย่อมต้องมีระบบจัดการข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง ทำให้ลูกค้ามั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่รั่วไหล หรือแม้แต่ข้อมูลของคนในองค์กรเองก็สำคัญไม่แพ้กัน ดังนั้นการเลือกบริษัท IT Outsource เข้ามาดูแลระบบ IT ก็ควรตรวจสอบนโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัทนั้นๆ ว่ามีความโปร่งใสและเชื่อถือได้หรือไม่ มีระบบดูแลที่ปลอดภัยและมีแผนการจัดการกรณีข้อมูลรั่วไหลอย่างไร
10. เตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง
การจ้างบริษัท IT Outsource ย่อมมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในองค์กร CEO ควรเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว เช่น สื่อสารให้พนักงานทราบถึงการเปลี่ยนแปลง เตรียมแผนในการอบรมพนักงาน
การจ้างบริษัท IT Outsource จะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการระบบ IT ได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่า อย่างไรก็ตาม CEO ควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ อย่างรอบคอบ เพื่อให้ได้บริษัทที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรมากที่สุด…มีปัญหาไอทีอะไรให้ช่วยไหม “ทักได้นะ”
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ติดต่อ