อันตราย! ถ้าองค์กรของคุณ ยังเก็บข้อมูลผิดวิธี

ปัจจุบันมีการให้ความสำคัญกับข้อมูลเป็นอย่างมาก ทั้งทางกฎหมายที่ออกมาคุ้มครองข้อมูลสำคัญๆ โดยเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคล สังคมที่มีสื่อและการแชร์ข้อมูลความคิดเห็นต่างๆ เกี่ยวกับการรั่วไหลหรือการละเมิดสิทธิ์ในข้อมูลที่ไม่ได้รับการอนุญาตให้ใช้งาน รวมทั้งภาคธุรกิจที่หลากหลายองค์กรก็เริ่มปรับตัวเพื่อหาเครื่องมือสำหรับการจัดเก็บฐานข้อมูลทั้งขององค์กร และของลูกค้าให้เป็นระบบภายใต้การรักษาความปลอดภัยที่ดีเยี่ยม เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลและความเสียหายต่างๆ ทั้งชื่อเสียง ความน่าเชื่อถือ ความมั่นคง และทรัพย์สินแต่สำหรับบางองค์กรที่ยังไม่ตื่นตัวหรือตระหนักกับการรักษาข้อมูลสำคัญๆ และยังคงเก็บรักษาไว้อย่างผิดวิธี หรือเก็บไว้ในไฟล์ Excel ธรรมดาๆ โดยไม่มีระบบความปลอดภัยที่ดีพอ รู้หรือไม่ว่าคุณกำลังทำให้องค์กรและข้อมูลสำคัญๆ นั้นอยู่ในสถานการณ์เสี่ยง โดยจะอยู่ความเสี่ยงรูปแบบไหนบ้าง ไปดูกัน

1. ข้อมูลถูกเก็บอย่างไม่เป็นระบบ

การเก็บงานใน Excel ของใครคนใดคนหนึ่งโดยไม่มี Format ที่ตายตัว เก็บตามความสะดวกในการใช้งานของแต่ละคน ทำให้ข้อมูลแต่ละส่วนอยู่ในที่ต่างๆ อย่างกระจัดกระจาย ไม่มีมาตรฐาน โดย Excel อาจไม่ได้เป็นศูนย์รวมของข้อมูลทั้งหมดได้ เนื่องจากความสามารถในการรองรับข้อมูลต่างๆ อาจมีข้อจำกัด จึงยากต่อการค้นหาและใช้งานร่วมกันเป็นทีม ที่สำคัญเมื่อบุคคลที่เกี่ยวเก็บข้อมูลส่วนใดส่วนหนึ่งลาออก ข้อมูลส่วนนั้นอาจไม่ได้ถูกแชร์ให้กับคนอื่นๆ ในองค์กร จึงยากกับการสานต่อหรือนำข้อมูลมาใช้เพื่อพัฒนาองค์กร

2. ข้อมูลลูกค้าหรือ Connection สำคัญสูญหายได้ง่าย

กว่าจะได้ว่าซึ่งข้อมูล หรือเบอร์ติดต่อลูกค้าคนสำคัญ หรือบุคคลสำคัญต่อธุรกิจบางครั้งอาจต้องดีลจากหลายๆ ขั้นตอน แต่เมื่อได้มาแล้วและเก็บข้อมูลไว้ที่ใดที่หนึ่งที่ไม่ได้เป็นระบบมาตรฐาน ไม่สามารถเข้าดูร่วมกัน หรือไม่มีการดูแลปกป้องข้อมูลสำคัญดังกล่าวอย่างเป็นระบบให้ปลอดภัย ก็อาจทำให้เกิดการสูญหาย ผิดเพี้ยนหากมีการเผลอไปแก้ไข จนทำให้องค์กรเสียโอกาสสำคัญ หรือแม้กระทั่งทำให้องค์กรเสียหายหากมีการรั่วไหลของข้อมูล

3. ยากต่อการตรวจสอบย้อนหลังและไม่เห็นภาพรวมของข้อมูล

ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขข้อมูล เพิ่ม ลด ปรับเปลี่ยนเนื้อหาต่างๆ หากเป็นไฟล์ที่ถูกส่งต่อกันไปมา ท้ายที่สุดเมื่อมีการผิดพลาดในบางขั้นตอน อาจทำให้ยากต่อการตรวจสอบย้อนหลังได้ว่ามีข้อผิดพลาดที่ขั้นตอนไหน หรือเกิดขึ้นจากใคร นอกจากนี้ยังทำให้องค์กรหรือทีมทำงานขาดภาพรวมของงานที่ทำ เช่น ทีมขาย ไม่เห็นราคาเก่าที่เคยขาย หรือทีมการตลาดไม่เห็นข้อมูลโปรโมชั่นที่เคยจัดทำ และไม่เห็นแผนในอนาคตในภาพรวมใหญ่ ทำให้ยุ่งยากต่อการรวบรวมข้อมูลแต่ละส่วน

4. ทีมใช้ข้อมูลทำงานร่วมกันได้ยาก

การเก็บข้อมูลใน Excel ที่เครื่องใครเครื่องหนึ่ง อาจทำให้ทีมไม่เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด ข้อมูลอาจผิดพลาดเพราะมีการจัดเก็บแบบกรอกข้อมูลด้วยมือ และมีข้อมูลแฝงต่างๆ ซ่อนอยู่ในเครื่องของแต่ละคน และบางคนไม่เคยรู้มาก่อน ดังนั้นการเชื่อมต่องาน ข้อมูล หรือการวางแผนทำงานร่วมกันในทิศทางเดียวกันของทีมจึงเป็นไปได้ยาก เพราะแต่ละคนก็มีฐานข้อมูลในมือที่อาจไม่เหมือนกัน ยิ่งในยุคที่งานสามารถทำได้จากที่ไหนก็ได้ไม่ใช่เพียงในออฟฟิศ การมีระบบจัดการข้อมูล และมีพื้นที่จัดเก็บที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ จึงจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่สะดุด

5. พลาดโอกาสสำคัญเพราะไม่มีการแจ้งเตือนและสำรองข้อมูล

การเก็บงานใน Excel ที่ถือเป็นระบบออฟไลน์ จะทำให้คุณพลาดโอกาสสำคัญต่างๆ หากคนใดคนหนึ่งมีการเข้าไปปรับเปลี่ยน แก้ไข หรืออัปเดตข้อมูล รวมทั้งยังไม่มีระบบการสำรองข้อมูล เมื่อแก้ไขผิดพลาด ก็ทำให้ข้อมูลนั้นสูญหายไปด้วย ที่สำคัญเรื่องของการดีลนัดหมายหรือครบกำหนดบริการต่างๆ ที่ไม่มีการแจ้งเตือนอาจทำให้เกิดการผิดพลาด ล่าช้าในการให้บริการตามมาทั้งหมดนี้คือความเสี่ยงที่จะเห็นได้ชัดๆ หากวันนี้องค์กรคุณยังยึดติดกับการเก็บข้อมูลใน Excel ธรรมดาๆ และไม่มีระบบจัดการทั้งการจัดเก็บและการรักษาความปลอดภัยที่มากพอ ดังนั้นเมื่อเกิดความผิดพลาดในส่วนต่างๆ ก็อาจทำให้องค์กรต้องจ่ายหนักกว่าการลงทุนครั้งเดียวเพื่อซื้อระบบจัดการข้อมูลมาใช้ในองค์กร

IT Support Outsource, ไอที, IT Outsourceประสบการณ์มากกว่า 10 ปี สมัครใช้บริการวันนี้ เริ่มต้นเพียงเดือนละ 7,500 บาท* พร้อมรับส่วนลดเพิ่มสูงสุด 10% สอบถามเพิ่มเติม โทร. 02-555-0999

LINE : @ditc หรือ https://page.line.me/ditc
ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.ditc.co.th
 

อัจฉริยะ คำพันยิ้มผู้เชี่ยวชาญด้านระบบคอมพิวเตอร์ประสบการณ์มากกว่า 10 ปี

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *