e-Tax Invoice คืออะไร 5 เรื่องต้องรู้สำหรับธุรกิจ SME ยุคดิจิทัล

เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในการสร้างและพัฒนาธุรกิจให้ก้าวหน้าขึ้นอย่างต่อเนื่อง e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ รูปแบบใบกำกับภาษีใหม่ที่กรมสรรพากรพัฒนาขึ้นมาแทนที่ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ เปลี่ยนข้อมูลทั้งหมดเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบออนไลน์ 100% ดังนั้นธุรกิจ SME หนึ่งในกลุ่มธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็วในยุคดิจิทัลนี้จึงควรทราบถึง e-Tax Invoice อย่างละเอียด และนี่คือเนื้อหาที่จะพาคุณไปสำรวจเกี่ยวกับ e-Tax Invoice และความสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกลาง (SME)

e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) และ e-Receipt (ใบรับอิเล็กทรอนิกส์) คืออะไร?

ใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ที่มีข้อความอยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และให้หมายความรวมถึง ใบกำกับภาษีอย่างย่อตามมาตรา 86/6 ใบเพิ่มหนี้ตามมาตรา 86/9 และใบลดหนี้ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากรที่มีข้อความอยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากรที่มีข้อความอยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)

5 เรื่องต้องรู้เกี่ยวกับ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) สำหรับธุรกิจ SME ยุคดิจิทัล

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแทนใบกำกับภาษีและใบรับแบบกระดาษ จะมีการจัดทำข้อมูลและลง ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เพื่อยืนยันความถูกต้องและป้องกันการปลอมแปลง
โดยผู้ประกอบการธุรกิจ SME ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยจะต้องได้รับอนุญาตก่อน รวมทั้งมีเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับ e-Tax Invoice ดังนี้

1. กฎหมายที่เกี่ยวข้องและประโยชน์ของ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์)

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง

พระราชบัญญัติ ว่าด้วยธุรกรรมทาง อิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544

1. ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
2. ประกาศสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง ข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ ขมธอ.3-2560
3. ประกาศสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง ข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าด้วยการใช้ข้อความ XML สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน ขมธอ.14-2560

การจะจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ มีประโยชน์มากมายทั้งต่อผู้ประกอบการและผู้บริโภค ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

ประโยชน์ของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้ประกอบการ SME

1. ลดต้นทุนในการออกเอกสาร
2. ลดภาระในการเก็บรักษาเอกสารกระดาษ
3. ตรวจสอบและติดตามข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
4. เพิ่มโอกาสในการขยายตลาดไปยังต่างประเทศ

ประโยชน์ของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้บริโภค

1. เก็บรักษาเอกสารได้อย่างสะดวกและปลอดภัย
2. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้

2. รูปแบบและวิธีจัดทำ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) และ e-Receipt (ใบรับอิเล็กทรอนิกส์)

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะเช่นเดียวกับใบกำกับภาษีและใบรับแบบกระดาษ เพียงแต่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดโดยกรมสรรพากร โดยแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by e-mail โดยความแตกต่างทั้ง 2 ระบบ มีดังนี้

***ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้งานระบบ e-Tax Invoice ได้เพียงระบบใดระบบหนึ่งเท่านั้น
ส่วนเรื่องของวิธีการจัดทำเพื่อให้ถูกต้องตามสรรพากรกำหนด ผู้ประกอบการควรศึกษาวิธีการจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์อย่างละเอียดก่อน โดยดูรายละเอียดได้ที่เว็บไซต์ https://etax.rd.go.th เมนูสนับสนุน > คำแนะนำ/คู่มือการใช้งาน

***ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้งานระบบ e-Tax Invoice ได้เพียงระบบใดระบบหนึ่งเท่านั้น

 

3. ประเมินความพร้อมของธุรกิจในการจัดทำ และเตรียมพร้อมระบบคอมพิวเตอร์

นอกจากที่ผู้ประกอบการต้องรู้เรื่องเกี่ยวกับรายละเอียดการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ควรพิจารณาและเตรียมความพร้อมในส่วนขององค์กรอีกด้วย โดยพิจารณากระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) และประเมินความพร้อมในการจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามรูปแบบที่เหมาะสมกับกิจการ รวมถึงการปรับปรุงหรือพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ของกิจการให้สามารถรองรับการจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยมีคุณสมบัติดังนี้

คุณลักษณะ Hardware

คุณลักษณะ Web Browser

 

4. ขั้นตอนในการจัดทำ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) และ e-Receipt (ใบรับอิเล็กทรอนิกส์)

ผู้ประกอบการที่ต้องการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์จะต้องดำเนินการดังนี้

1. ยื่นคำขออนุญาตออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ต่อกรมสรรพากร
2. ติดตั้งระบบโปรแกรมสำหรับการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
3. จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ตามรูปแบบที่กำหนด
4. นำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่กรมสรรพากร

5. บริษัทรับทำ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์)

ในปัจจุบันมีบริษัทรับทำ e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) ให้บริการมากมาย ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้บริการของบริษัทรับทำ e-Tax Invoice โดยมีบริการตั้งแต่การเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีภายในของลูกค้า ส่งข้อมูลใบกำกับภาษีออกมาในรูปแบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะมีการลง ลายเซ็นรับรอง (Digital signature) เพื่อยืนยันเอกสาร และทำการส่งข้อมูลไปยังกรมสรรพากร และลูกค้าของธุรกิจ ตลอดจนเก็บเข้าฐานข้อมูล (Database) เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้นและไม่สูญหาย ซึ่งการใช้บริการบริษัท รับทำ e-Tax Invoice จะช่วยให้สามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) และ e-Receipt (ใบรับอิเล็กทรอนิกส์) เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากมายทั้งต่อผู้ประกอบการและผู้บริโภค ผู้ประกอบการที่ประสงค์จะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ กรมสรรพากร

ที่มา ข้อมูลและภาพจาก คำแนะนำ/คู่มือการใช้งาน : OVERVIEW ภาพรวม การจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ กรมสรรพากร